Agent IA et RGPD en Belgique : ce qu’il faut vérifier avant de signer
Quand une entreprise belge déploie un agent IA qui traite des données personnelles, elle en reste la responsable du traitement, et le prestataire agit comme sous-traitant. Trois pièces sont alors obligatoires : un contrat de traitement au sens de l’article 28 du RGPD, la liste des sous-traitants ultérieurs auxquels le prestataire fait appel, et l’encadrement des transferts hors Union européenne, généralement par clauses contractuelles types. Chez Flows Studio, le stockage des conversations et des bases de connaissance est intégralement européen, 14 sous-traitants sont publiés dans un registre à jour, et tout changement y est publié et notifié aux clients sous contrat. L’autorité compétente en Belgique est l’Autorité de protection des données.
Qui est responsable de quoi
C’est la question qui commande toutes les autres, et elle se tranche en une phrase : celui qui décide pourquoi et comment les données sont traitées est responsable du traitement. Pour un agent déployé sur votre site, c’est vous.
- Vous êtes responsable du traitement. Vous décidez de mettre un agent en ligne, de ce qu’il collecte et de la durée de conservation. C’est vous que les personnes concernées interrogent, et vous qui répondez à l’autorité.
- Le prestataire est sous-traitant. Il traite les données pour votre compte, uniquement sur instruction, dans le périmètre écrit du contrat. Il ne peut pas les réutiliser à ses propres fins.
- Les fournisseurs du prestataire sont des sous-traitants ultérieurs. Hébergeur, fournisseur de modèle, service d’envoi : chacun doit être encadré par un contrat équivalent et vous être communiqué.
Un prestataire qui refuse de signer un contrat de traitement, ou qui ne sait pas nommer ses propres fournisseurs, vous place en infraction sans que vous ayez rien fait. C’est le premier point de contrôle, avant toute discussion technique.
Quelles données un agent traite, et où elles vont
Un agent conversationnel traite moins de données qu’on ne le craint, mais elles sont sensibles par nature : ce sont des messages écrits spontanément par des personnes, qui y mettent parfois plus que nécessaire.
- Le contenu des messages échangés, y compris ce que le visiteur donne de lui-même sans qu’on le lui demande.
- Les coordonnées transmises volontairement dans une demande de contact ou de devis.
- Des données techniques de fonctionnement et de limitation d’abus, sans lien avec l’identité civile du visiteur.
Chez nous, le stockage de ces éléments est européen. Le registre public des sous-traitants, en vigueur au 03/09/2026, en donne la liste exacte, prestataire par prestataire.
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Samuel Baudon (SQWR Studio) | Conception, hébergement technique et exploitation des agents pour le compte du Sous-traitant | Belgique (Uccle) |
| Anthropic PBC | Modèle de langage : classement, rédaction, réponses | États-Unis |
| Supabase | Base de données et stockage des contenus et métadonnées | Paris et Irlande, Union européenne |
| Vercel | Exécution applicative des agents | Union européenne (Paris) depuis l’épinglage régional du 12 août 2026, réseau mondial du fournisseur pour la diffusion des pages |
| Composio | Connecteur autorisé vers la messagerie du Responsable (agents e-mail uniquement) | États-Unis (Virginie du Nord) |
| Resend | Acheminement des notifications de service | États-Unis |
| PostHog | Mesure d’audience produit. Aucun contenu de message | Union européenne (PostHog Cloud EU) |
| OVH | Serveur d’envoi des campagnes sortantes (agents de prospection B2B uniquement) | France |
| Hetzner | Exécution des tâches planifiées des campagnes sortantes (agents de prospection B2B uniquement) | Allemagne (Gunzenhausen) |
| Apify Technologies s.r.o. | Extraction des coordonnées professionnelles publiques alimentant les campagnes (agents de prospection B2B uniquement). Aucun contenu de conversation | Tchéquie, Union européenne |
| Apollo.io (Apollo Data Inc.) | Fournisseur de données professionnelles B2B, source des coordonnées importées dans les campagnes (agents de prospection B2B uniquement). Responsable de traitement pour sa propre base, non choisi par le Responsable | États-Unis |
| GitHub | Dépôt du code et ordonnancement des tâches planifiées. Aucun contenu de message | États-Unis |
| Google Ireland Limited, Meta Platforms Ireland Limited | Régies publicitaires : diffusion des campagnes, mesure des conversions et constitution des audiences (agents de médias payants uniquement). Responsables conjoints avec le Responsable au sens de l’article 26 | Irlande, Union européenne |
| Google Workspace, Meta | Hébergement de la messagerie ou du compte social du Responsable, selon le canal de l’agent | Selon le contrat du Responsable |
Tableau généré depuis le registre public des sous-traitants de Flows Studio, la même source que celle à laquelle renvoie l’annexe 3 de nos accords de traitement. Toutes les lignes ne concernent pas tous les agents : celles marquées « agents e-mail » ou « prospection B2B » ne s’appliquent pas à un agent conversationnel. Version en vigueur au 03/09/2026.
Le point sensible : le transfert vers les États-Unis
Il faut le dire clairement plutôt que de le noyer. Le stockage des conversations et des bases de connaissance est européen, mais la génération des réponses fait appel à un fournisseur de modèle établi aux États-Unis. Il y a donc un transfert, et il doit être encadré.
- Le transfert repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées par une analyse d’impact des transferts communiquée sur demande.
- Les contenus transmis au fournisseur de modèle ne sont pas réutilisés pour entraîner un modèle, et ses journaux sont effacés sous sept jours.
- Aucune donnée n’est stockée durablement hors de l’Union européenne : ce qui sort en sort pour le temps du calcul, pas pour être conservé.
Les six vérifications avant de signer
- Un accord de traitement écrit est-il proposé, avec les mentions de l’article 28, ou faut-il le réclamer ?
- La liste des sous-traitants ultérieurs est-elle publique et datée, ou communiquée sur demande au coup par coup ?
- Les ajouts de sous-traitants sont-ils publiés et notifiés, et pouvez-vous vous y opposer ?
- Où sont stockées les conversations, et où sont-elles calculées ? Les deux réponses peuvent différer.
- Combien de temps les données sont-elles conservées, et que devient l’ensemble à la fin du contrat ?
- Comment une demande d’accès ou d’effacement est-elle traitée techniquement, et sous quel délai ?
Nos propres réponses sont publiques : le registre est en ligne, daté et versionné, tout ajout y est publié et notifié aux clients sous contrat, qui peuvent s’y opposer pour un motif légitime. Les accords signés avec chaque prestataire et le détail des mesures de sécurité sont communiqués à tout client qui en fait la demande.
Ce que vous devez afficher côté visiteur
Deux obligations distinctes se cumulent, et elles ne viennent pas du même texte.
- Le RGPD impose d’informer les personnes du traitement : sa finalité, sa durée, les destinataires, et la manière d’exercer ses droits. Une politique de confidentialité accessible depuis la fenêtre de conversation suffit, à condition qu’elle mentionne réellement l’agent.
- Le règlement européen sur l’intelligence artificielle impose, depuis le 2 août 2026, que la personne sache qu’elle s’adresse à un système d’IA, sauf si c’est évident. Un agent qui se présente comme un assistant automatisé dès son premier message satisfait cette obligation sans rien alourdir.
Ces deux points sont peu coûteux à respecter et coûteux à ignorer. Ils supposent surtout qu’un agent ne se fasse jamais passer pour un humain, ce qui rejoint une règle que nous appliquons de toute façon.
Faut-il une analyse d’impact pour déployer un chatbot sur son site ?
Rarement pour un agent d’information classique, mais la question mérite d’être posée plutôt qu’évacuée. Une analyse d’impact devient nécessaire quand le traitement présente un risque élevé pour les personnes : profilage systématique, données sensibles comme la santé, surveillance à grande échelle. Un agent qui répond sur des horaires et des tarifs ne relève d’aucun de ces cas. Un agent déployé par un cabinet médical, un service social ou un service de recouvrement peut y tomber, parce que les messages reçus contiendront des données sensibles même sans les demander. Notre position est simple : nous signalons le doute quand il existe, et l’appréciation finale revient à votre conseil ou à votre délégué à la protection des données.
Les conversations servent-elles à entraîner un modèle d’intelligence artificielle ?
Non, et c’est contractuel à deux niveaux. Notre accord de traitement nous interdit d’utiliser les données de nos clients à nos propres fins, l’entraînement d’un modèle en faisant partie. L’accord signé avec le fournisseur de modèle interdit de son côté la réutilisation des contenus transmis pour l’entraînement, et prévoit l’effacement de ses journaux sous sept jours. C’est une différence importante avec l’usage d’un assistant grand public dans un navigateur, où les conditions par défaut peuvent autoriser cette réutilisation. Si vous déployez un agent en entreprise, cette clause fait partie des trois ou quatre points à vérifier explicitement dans le contrat avant de signer quoi que ce soit.
Que se passe-t-il si un visiteur demande l’effacement de ses données ?
La demande vous est adressée en tant que responsable du traitement, et nous l’exécutons pour votre compte en tant que sous-traitant. Concrètement, la conversation et les coordonnées associées sont supprimées de la base, y compris des sauvegardes selon leur cycle de rotation. Le point d’attention pratique est l’identification : il faut pouvoir retrouver les échanges de cette personne sans en supprimer d’autres, ce qui suppose que la demande contienne un élément permettant de la relier à une conversation. Le même mécanisme sert à une demande d’accès. Ces opérations font partie de la prestation et ne sont pas facturées séparément, elles sont une obligation, pas une option.
Peut-on héberger l’ensemble en Belgique ou en Europe uniquement ?
Le stockage, oui, et c’est déjà le cas : les conversations et les bases de connaissance sont dans l’Union européenne. Le calcul est un autre sujet. Les modèles de langage les plus performants aujourd’hui sont exploités par des fournisseurs établis aux États-Unis, et une exécution strictement européenne suppose de basculer sur un modèle européen ou auto-hébergé, avec une qualité de réponse inférieure et un coût supérieur. Ce compromis existe et nous l’étudions au cas par cas, notamment pour un secteur réglementé qui l’exige. Pour la majorité des déploiements, la combinaison stockage européen et transfert encadré par clauses contractuelles types reste le bon équilibre.
Les agents cités dans cette page
Chaque fiche donne le détail du déploiement, les tarifs et une démonstration.