Chatbot WhatsApp pour entreprise : fonctionnement, règles et prix
Un chatbot WhatsApp, ou plutôt un assistant IA connecté à votre numéro WhatsApp Business, répond à vos clients à toute heure à partir de vos informations : horaires, prix, disponibilités, conditions. Il prend les demandes de réservation, prépare les demandes de devis et vous transmet les conversations sensibles. L'application WhatsApp Business gratuite ne suffit pas pour cela : ses messages automatiques sont fixes. Il faut passer par la plateforme WhatsApp Business de Meta, qui impose l'accord préalable du client, une fenêtre de réponse libre de 24 heures et des modèles approuvés au-delà. Chez Flows Studio, l'assistant coûte 400 € de mise en place et 150 € par mois, support et mises à jour compris.
Ce qu’un chatbot WhatsApp fait pour une petite entreprise
Il lit les messages entrants et y répond à partir des informations que vous lui donnez. Basé sur l’IA, il comprend une question posée avec les mots du client, pas seulement des mots-clés.
- Répondre aux questions fréquentes : horaires, adresse, parking, délais, moyens de paiement.
- Recueillir une demande de réservation et envoyer un rappel avant le rendez-vous.
- Préparer une demande de devis en posant les bonnes questions, puis vous transmettre un résumé.
- Confirmer une réservation, une commande ou un rendez-vous.
- Vous passer la main pour une réclamation, un cas particulier ou un client mécontent.
Application WhatsApp Business ou plateforme : quelle différence ?
L’application WhatsApp Business est gratuite. Elle offre un profil d’entreprise, des réponses rapides, un message d’accueil et un message d’absence. Ces messages sont fixes : ils ne comprennent pas une question et ne gèrent pas une réservation du début à la fin.
La plateforme WhatsApp Business de Meta (Cloud API) permet de brancher un assistant IA sur votre numéro. Meta prévoit aussi de connecter à la plateforme un numéro déjà utilisé dans l’application, en continuant à répondre depuis l’application, avec quelques fonctions limitées.
Les frais facturés par Meta
Sur la plateforme, Meta facture au message depuis le 1er juillet 2025. Seuls les messages modèles facturables sont payants ; les réponses envoyées pendant la fenêtre de service client sont gratuites. Les tarifs dépendent de la catégorie du message et du pays du destinataire, et Meta peut les modifier chaque trimestre : vérifiez sa page de tarification avant de calculer un budget.
Les règles à respecter
- Le consentement : avant d’écrire à quelqu’un, l’entreprise doit avoir son accord clair, avec son nom bien indiqué, et prévoir une désinscription simple.
- La fenêtre de 24 heures : quand un client vous écrit, vous pouvez lui répondre librement pendant 24 heures, et le compteur repart à chaque nouveau message de sa part.
- Les modèles : une fois la fenêtre fermée, seuls des modèles de message approuvés à l’avance peuvent être envoyés, par exemple un rappel de rendez-vous.
Et le RGPD ?
Un assistant WhatsApp traite des données personnelles : nom, numéro de téléphone, contenu des messages. Le RGPD s’applique, avec une base légale, une information claire de vos clients et une durée de conservation définie. Notre guide sur l’agent IA et le RGPD en Belgique détaille les points à vérifier.
Exemples par secteur
- Restaurant : une table pour quatre samedi soir, une option végétarienne, la terrasse ouverte ; l’assistant répond et transmet la réservation.
- Hôtel : heure d’arrivée, parking, petit-déjeuner, accès depuis la gare, y compris la nuit.
- Artisan : la description du besoin, l’adresse et les disponibilités du client, pour une demande de devis prête à traiter.
- Professions libérales : documents à apporter, modalités de rendez-vous, rappels ; les questions d’expertise vous sont transmises.
- Commerce de proximité : horaires, produits, commande à retirer, pendant que vous servez les clients au comptoir.
Comment démarrer
- Demandez une démo gratuite, construite sur votre activité, réponse sous 24 heures.
- Brief de 30 minutes : vos questions fréquentes, vos règles, votre ton, et ce que l’assistant ne traite jamais seul.
- Configuration en 48 à 72 heures.
- Mise en ligne en une journée après votre validation.
Un chatbot WhatsApp est-il gratuit ?
L’application WhatsApp Business est gratuite, mais ses réponses automatiques se limitent à un message d’accueil, un message d’absence et des réponses rapides écrites à l’avance. Elles ne comprennent pas la question du client et ne gèrent pas une réservation. Un assistant IA passe par la plateforme WhatsApp Business de Meta. Meta y facture certains messages modèles, selon leur catégorie et le pays du destinataire, tandis que les réponses envoyées pendant la fenêtre de service client sont gratuites. Le prestataire facture ensuite son service. Chez Flows Studio, l’assistant WhatsApp coûte 400 € de mise en place et 150 € par mois.
Puis-je garder mon numéro actuel ?
Oui. L’assistant Flows Studio se connecte à votre numéro WhatsApp Business existant ou à un numéro dédié, en 24 heures. Meta prévoit un mode qui relie à la plateforme un numéro déjà utilisé dans l’application WhatsApp Business : vous continuez à répondre vous-même depuis l’application quand vous le souhaitez, et l’assistant prend le relais le reste du temps. Certaines fonctions de l’application sont alors limitées, comme les listes de diffusion. Si vous préférez séparer les usages, un numéro dédié reste possible. Le choix se fait lors du brief, selon la façon dont vos clients vous écrivent aujourd’hui.
Le chatbot peut-il écrire le premier à mes clients ?
Oui, dans le cadre des règles de Meta. La personne doit d’abord avoir donné son accord clair pour recevoir des messages de votre entreprise, par exemple sur votre site, par SMS ou en personne, et pouvoir se désinscrire simplement. Pendant les 24 heures qui suivent son dernier message, l’assistant lui répond librement. Au-delà, seuls des modèles de message approuvés à l’avance par Meta peuvent être envoyés, comme un rappel de rendez-vous ou une confirmation de commande. Ces modèles se préparent avec vous lors de la configuration, pour que chaque envoi soit conforme et utile.
Les agents cités dans cette page
Chaque fiche donne le détail du déploiement, les tarifs et une démonstration.